在我刚迈入职场的前三年，我一直以为所谓提高工作效率，一直来说对我都是一个悖论啊。因为我觉得说如果你对工作都不熟悉的话，你根本就不用谈什么工作效率嘛。那现在呢我自己职场十年，那随着自己经验的增长，还有对工作效率这个领域当中的研究，我对工作效率有了更多不一样的理解。那比如以前很多人说你做事情要多任务处理，这可以提高效率，但我发现事实跟这个常常都是相反的。再比如说很多人说做任何事情SOP一定要到最后的输出。但是实际上上边做边输出要比最后的输输出高出非常多倍的效率。所以接下来的视频当中呢，我会跟你介绍很多被很多人误解甚至忽略，但是往往是有效的提高工作效率方式。Hello大家好，我是皮90后创业者闽南，也是个帮助超过1万家零基础的学员成功转行加薪的职业培训老师，一起陪你在职场当中升级打怪。那在开始之前呢，我想先对我们今天要讨论的工作效率这个词做一下定义。那一般来说呢，高工作效率这个事情指的是你在很短的时间之内能够完成更多的工作，并且你要同时保持高质量的工作成果。所以这里就涉及到三个关键词啊，比较短的时间、更多的工作，还有高质量。那接下来呢我分享的所有的内容都会来这三个关键点。所以我们来聊一聊怎么样在职场或在工作当中去提高你自己的工作效率。在开始之前我想跟你分享一下我自己每天最高频的一个在我电脑上的一个动作。就是首先我会打开我的快捷工作指令，然后在里面输入我想要搜索的东西，然后快速跳转到我的知识库里面去定位到对应的文档。那比如说同事给了我一个写脚本的一个任务，那我搜索完成写脚本这个任务的SOP的现成的教程，然后我就跟这个SOP进行执行。那这是一个我觉得到我目前为止对我影响最大最大的一个工作思维。所以我放在第一点来讲，为什么这么说呢？我不知道你有没有这样的感觉哈，就是你工作当中会经常接到一些复杂的任务。比如公司可能要你主持一场读书会，你一开始可能花了很长的时间去琢磨这个事情，你最后也做好了。但是你会发现可能过一段时间公司再让你做的时候，你所有的细节又都忘记了。所以我自己给我自己的人生使命或者工作习惯的一个终极目标，就是我把我人生经历过的一切事情，我都要用5S的方式把它SOP化。就像写书一样，把你所有做过的事情都写成一本小小的知识库的书。那什么叫5S呢？5S讲的是整理、整顿、清扫、清洁和素养这五个步骤。它其实最初提出来是针对一些工厂领域，或者说办公桌的清洁清扫。它主要的宗旨都是帮助这公益类的企业啊做的比较整洁有序，或者办公室的区域，来提高这个区域里面的办公体验还有工作效率。但我自己发现这个原则真的对任何工作他都太有用了。而且很多人不会觉得说5S原来可以用在这么多的维度上用我自己最常做的新媒体运营工作跟大家分享一下啊。第一个步骤整理什么意思呢？比如说你可以把新媒体运营的所有过程的每一个步骤的知识库都变成一个文档。比如说你是不是开始也会做这样的创建，你会给它一个名字，你会设计一些头像，你会做选题，你会做封面，对吧？所有的环节你都经历过，你把所有的环节慢慢的一个一个变成一篇一篇的文章或者智库。这个目标是以后其他人来做这件事情的时候，他也可以参考。或者说你重新在做这些事情的时候，你看到完之后哦，我知道怎么做。注意这个步骤。你一定要注意的事项是要把高频需要的文档和不需要的文档分开，把不高频的先放的回收站，把高频的东西要提出来，这是第一个步骤。第二个步骤是整顿，整顿就是你把文档按照一个执行顺序进行排序。比如说流程文档、工具箱文档、常见问题的文档，你做一些分组的划分。那流程文档就是你在执行过程中一个一个步骤的文档。那工具箱就是每天可能会高级使用的表格啊、模板啊，常见问题就是可能其他人在执行这个过程中会遇到一些常见问题，它可以在这边直接搜索对应的常见问题的回答。那第三步骤叫清扫。目的其实就是要延续前面两个S的结果，就是你不能做了不保持嘛，对吧？因为你的整个知识库的经验都在增加，比如说你今天发现了一个新的标题，新的写作的技巧，啊，我们所谓的清扫，把它补充到SOP。那当然清扫还意味着说如果某个知识某个文章它过期了，就要把它下架掉，不要一直放到你的整个知识库上面。这就清扫这个步骤要做的事情。那第四个步骤叫清洁。那清洁的意思就是你要让每个人都按照现在的这个步骤去维持去执行，这是一个比较广泛的要求啊。就是如果其他人不去维护这个SOP，你现在整个管理成果其实做一段时间就没有掉了。因为靠个人是很难维持现在的一个结果的那只有集体去维护这个知识库的成果，它才能发挥真正的作用。那第五个步骤叫素仰，素仰呢就是你要把这个动作变成一个习惯，变成整个团队它内部的工作的一个文化氛围。你可以怎么做？比如说我们可以通过内部的绩效去鼓励大家来做SOP的迭代。公司内部会举行一个SOP的迭代版，哎，谁做第一，谁做第二，将来塑造一个内部不断去做迭代的一个环境。在这个5S的过程中，你会发现它不仅能够减少找东西啊，找文件的时间。而且这个流程工作下来，当你重新在做一件事情的时候，你可以无脑的根据SOP一步一步的走下来，去解放你真正的脑力。通过5S的原则把内容整理好好之后呢，如果你用windows电脑，我推荐你用个works工具。如果是mac电脑，推荐你用alpha工具。那它不仅可以快速的帮你找到你电脑上的文件，但因为我们是搜索为主，知识库为主。所以你配置好了之后，比如说我常用的知识库就语雀。然后我输入一个对应的这keyword这个关键词，就一键可以帮我定位到语雀的搜索窗口，找到我所需要的文档的内容。以前我工作的时候，我自己总是以为说我一天一定要完成越多工作越好。那如果我一天只写了一个脚本，我可能会觉得说我的产出还不够。但如果除了写完一篇脚本，我还可以做一些杂事，那我就会觉得今天效率特别高。有的时候你今天的工作状态，很多时候是要用这种东西来给你反馈的对吧？但很多时候你会发现说我完成了一个大的项目以后，哎，我想不起我手上还有哪一些小项目是可以快速处理掉的。然后原本我可能做完这些大事情，剩下的时间我可以来做一些小的事情。但我因为没有记录，所以我停下来去回忆或者思考。所以这个时候我讲的北极星时间就非常非常重要，你需要在工作之前给自己一段时间去规划你一天的工作，把它列好优先级。这样在接下来一天的时间里面，你就可以按照这一份任务清单去有方向性地一步一个往下走不会说被我A任务做一下，然后去处理B心理，同时又担心新任务是不是来不及呀。做完一个任务然后停下来想一下接下来到底做什么好，就会浪费非常非常多的时间。那我这里推荐使用的工具，同样是我在之前的视频有高频提及到了TAPD。那这个工具是适用于团队使用。当然比如说你们使用team tion，使用power这些团队的项目管理工具都没有问题。如果你自己手上有手机的这个提醒或者任何代办事项都可以。这最重要的就是留出一个北京时间的时间，对你的工作做一些规划。那我给大家看一下我的每日待办，其实最重要的就是它可以把我的行动事项所属的分类归属不同的项目它的开始结束时间，它当前的状态、它的优先级都列出来。那每天我只需要关注我今天要完成的这个事情啊，然后一个一个往下做，就要红红的优先级到比较没那么重要的低优先级的事情。那第三个就是托住重复化的工作，你需要衡量一下你自己的时间成本。这个其实对于刚毕业的人来说，可能是一个比较反常识的事情。但是我建议所有人都要这么做，就对于一些你自己成长无益，但同时又消耗你精力的重复化的工作，你可以嘱托给技术或者交给他人去做。你可能会想说啊，这个钱我自己都能挣，干嘛留给别人口袋里？其实不是这样的啊，就是如果按照公司去计算，你把部分重复化的工作托付交给其他人做。比如说哎你一小时是30块钱，你发现这个工作只需要20块钱或者十块钱就可以交给别人来做。那么期间多出来的时间，你可以去做一些价值$30块钱1个小时的事情，你可以产生更多的价值嘛，甚至你可以拿这个时间来做自我的成长，来提升自己的单位价值。那以后你有可能就是不再是31个小时，可能甚至到300块钱1个小时。那另外一方面，不断提升自己的技能，找到更高效处理事情的办法，其实也能大大节约你的时间成本，可以花一些金钱花一些时间去学习一些技术化的工具，来帮助你处理更多重复化的工作。那比如说我平常会学习一些爬虫Python，那我推荐大家可以在skills shire或者ZZARA这些国外的平台，包括国内可能B站或者网易云课堂都非常多关于给文科生或者不是技术人出身的相关的一些技术类的课程。无论你是做什么样的工作，学一门技术帮助你提升工作效率都是一个非常非常好的事情。那第四个也是最后一个我想跟大家分享的是贯彻5秒法则啊。美国著名的一个励志演说家梅尔罗斯宾，在他的著作5秒法则提出了一个能够拒绝掉拖延症的一个方法。就当你决定要做一件事情的时候，你的心里倒数一下54321，然后在这5秒当中立即去做出行动，不要拖延。神经科学家安东尼奥达马西奥他也发现了人一生当中95%的时间都是有感觉来决定的。也就是说如果你决定做某件事情的时候，其实当你感觉先行，而不是喜好先行。就我们大部分的行动其实都是依赖我们自己的感觉。你有没有发现说经常有些事情叫你做的时候，哎，好像挺兴奋的想要做，你就会去做对吧？就感觉是很重要的。所以当你早上拍了一天要做什么样的事情的时候，当你疲惫完了之后是看到更有诱惑力的事情的时候，当你开始动摇的时候，要不要继续推进今天任务的时候，不要想太多你已经规划好的事情，不要被当下那个感觉给害跑。所以你不断强化去重复这个过程，其实也就是给自己的思维建立一个动能的过程。当然如果你每天给自己排的任务经常做不完就不要过多的苛责你自己。你可以考虑一下是不是你自己任务安排或者时间安排不合理，去适当调整一下，循序渐进。好了，以上就是本期视频的全部内容。如果你觉得这期视频对你有帮助的话，欢迎一键三连加关注。我是半皮老师，帮助超过1万加零基础学员转发加薪职业培训老师。那每周一呢我都会定期更新视频关注我，一起在职场当中进阶还有升级。那如果你还有更多想要了解的职场问题啊、运营的问题、营销问题、转换问题，也欢迎你在评论区或者私信告诉我，我们下期再见。
在职场中，想要提高工作效率是每个人的追求。下面为你带来一份超实用攻略！首先学会运用5S原则，整理、整顿、清扫、清洁和素养一个都不能少。比如整理时，将高频文档和低频文档分开，方便快速查找。整顿则是把文档按执行顺序排序哦。清扫要及时补充新知识，下架过期内容。清洁需大家共同维持SOP。素养要变成团队习惯。同时，利用北极星时间规划好一天工作，列好优先级，拒绝拖延症。还可以借助工具，像TAPD等，提升效率。另外，别忽视技能提升，学习爬虫Python等技术，处理重复化工作，节约时间成本。这样，你就能在职场中轻松进阶啦！
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